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  发布时间:2009-09-17 阅读: 下载次数:  
加强档案管理,发挥档案作用

——质控部 姜 霞

   档案作为一种信息资源,作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作,同时作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面正积极地发挥应有的作用。建立一套适应本公司业务特点、体现本公司规范化、科学管理水平的档案体系,是企业必须做好的一项基础性工作。它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件,对避免和抵御各种风险起到了必备作用。
  档案是企业的无形资产,其价值在于其内容中所蕴含的知识。档案是企业在各项工作活动中形成的真实的历史记录,不仅记录了工作活动的历史过程,而且记载了其形成和积累的经验和教训,是企业重要的知识资源。特别是企业档案的建立,不仅要求做到完整、准确、系统,更要扩展思路,将企业当前生存和发展急需的各种资料和信息等知识及时整理归档,经过深度编研纳入本企业知识管理体系之中。
  面对日益剧增的、动态的电子文件和对档案信息的大量、及时的需求,忠诚的档案“保管员”并不能充分实现现代档案管理目标,档案管理者必须成为概念、知识的提供者,即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者,才能满足企业又好又快发展的需要。因此,做好档案管理工作是一项重要的任务。
  一. 强化意识,规范管理
  提高公司员工档案归档意识,文件材料办理完毕后应及时归档,会避免时间长了材料遗失。档案管理人员应提高管理意识,做好档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。
  二.提高素质,不断改革
  档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要,首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性,努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化,档案种类和载体的多样化,管理方法要不断改革。应尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉档案专业知识的人才,才能完成档案管理现代化的任务。
  三.信息保密、安全工作
  档案室应防止机密文件泄密,制定保密制度及档案人员岗位责任制,实行专人负责制。在档案室内配置灭火器、防虫剂,切实做好防盗、防火、防蛀工作。
  四.做好开发,充分利用实现档
  实现档案价值、实现档案知识共享是档案管理的重要课题。以多种形式迅速、准确、系统地开发、传递、应用档案信息资源,为企业各项工作提供有效服务,已成为开发利用档案工作的一个新特点。因此,要在科技档案的开发利用中多做些工作。档案人员不仅要熟悉生产,精通档案业务,还必须能够随时掌握生产技术工作动态,了解、利用情况,以便及时采取相应措施,做好提供利用的准备和信息的输出工作,满足各项工作的需要,从而达到最大限度地提高档案的利用效益。
  总之,面对新形势和新任务,我们应充分认识档案管理在企业知识管理体系中的作用,建立企业知识库,使档案信息资源成为企业共有的知识财富。使前辈们积累的大量经验成为后辈们成功的启示;教训成为后辈们的前车之鉴。因此,在激烈的市场竞争中,只有知识的积累和传承,企业才能发展成为经久不衰的“百年老店”。

 


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